Hoe werkt de app?
Bij een eerste gebruik wordt u gevraagd om in te loggen met uw Apple ID, uw Google account of uw eigen mailadres. De mailadressen die aan die accounts gekoppeld zijn ontvangen later ook de uitgeschreven teksten. Als de app aangeeft dat uw mailadres verkeerd is geformatteerd dan heeft u een spatie teveel ingevoerd; vaak aan het begin of einde van het mailadres.
Als u de app opent ziet u als eerste een scherm waarop u het telefoonnummer van uw gesprekspartner kunt invullen. Vul daar het nummer in met de internationale code die daarbij hoort. (+31). Op het volgende scherm geeft uw gesprekspartner toestemming om het gesprek op te nemen en te verwerken. Deze stappen kunnen nog 3 keer worden herhaald door op ‘accept and add another’ te drukken. Nadat u op ‘accept’ hebt gedrukt komt u in het scherm waarmee u de opname kunt starten en pauzeren. Als de opname start ziet u dat de opnameknop rood wordt en dat de ‘geluidsgolven’ gaan bewegen. Als u de opname even wilt onderbreken drukt op de pauzeknop en als u wilt stoppen drukt u (weer) op de rode opnameknop. Daarna zet de software het gesprek om in een geschreven document dat aan u wordt gemaild en per SMS aan uw gesprekspartners wordt aangeboden.
Het document is een .txt bestand dat uzelf naar behoeven kunt inkorten of aanpassen.
Hoe krijg ik de beste transcriptiekwaliteit?
Leg of zet de telefoon op tafel met het scherm (schuin) omhoog. Zorg ervoor dat de afstand tot alle sprekers min of meer hetzelfde is. Spreek zo duidelijk mogelijk. Accenten en dialecten kunnen worden herkend maar tot op zekere hoogte. Iemand die gewend is b’vo te zeggen in plaats van bravo! zal zijn teksten minder goed getranscribeerd zien dan iemand die duidelijker spreekt.
Het is wel zo dat de Artificial Intelligence component van deze app zelflerend is en mettertijd beter zal leren omgaan met moeilijke woorden.
Hoeveel gesprekspartners kan ik toevoegen?
De app herkent maximaal 5 sprekers. Er kunnen naast de abonnee nog 4 telefoonnummers worden toegevoegd die allen een SMS ontvangen met de koppeling naar het gespreksdocument. De app heeft soms moeite met het onderscheiden van 2 zware mannenstemmen of 2 hogere vrouwenstemmen; dat hangt ook af van de kwaliteit van de microfoon in uw telefoon. Hoe beter die is hoe beter het onderscheid wordt gemaakt.
Hoe zit het met de beveiliging van mijn gegevens?
Beveiliging van privacy gevoelige gegevens heeft onze hoogste prioriteit. De ontwikkeling van de Clareco app is van meet af aan gedaan met privacy en veiligheid in het achterhoofd.
- Alleen de Clareco abonnee kent de identiteit van zijn gesprekspartners. In de app slaan we alleen de telefoonnummers van uw gesprekspartners op maar we kennen de verdere identiteit van die personen niet. De telefoonnummers, gespreksopname en de getranscribeerde documenten worden binnen 7 dagen van onze servers verwijderd.
- De ingevoerde telefoonnummers, de audio-opnames en documenten worden gescheiden van elkaar opgeslagen maar zijn administratief door een onzichtbare code aan elkaar verbonden. Zo garanderen wij dat de bestanden aan de juiste gebruikers gekoppeld blijven terwijl eventuele hackers de documenten niet aan elkaar kunnen linken.
- We werken uitsluitend met cloudoplossingen van Microsoft Azure. Dat zorgt voor maximale schaalbaarheid en veiligheid.
- De emails die we versturen zijn S/mime encrypted en het document dat de patiënt kan inzien wordt niet verzonden; de patiënt ontvangt alleen een koppeling naar het document dat in een beveiligde omgeving wordt bewaard. Als de patiënt ervoor kiest om het document te downloaden dan kunnen we de veiligheid daarna niet meer garanderen.
- We werken volgens de normen van NEN-7510 en zullen op korte termijn dit laten certificeren.
Kan ik de documenten als juridisch bewijsmateriaal gebruiken?
Omdat de app normaal gesproken .txt bestanden genereert is iedere ontvanger in staat om de teksten op telefoon of computer aan te passen. Dat maakt dat deze bestanden nooit als bewijsmiddel zullen worden geaccepteerd.
Voor organisaties die Clareco gebruiken in een omgeving waar het absoluut noodzakelijk is dat teksten niet aangepast mogen worden, kan de abonnementsvorm worden aangepast en kunnen er desgewenst pdf documenten worden verstuurd.
7 dagen na ontvangst van audio-opnames worden zowel de audio-files als de gespreksdocumenten van onze server verwijderd.
Binnen de AVG wetgeving zijn een aantal rechten vastgelegd:
-recht op inzage en afschrift.
-recht op aanvulling, correctie of vernietiging.
-Recht van verzet.
Onze app geeft u op laagdrempelige wijze handvatten om aan deze eisen te voldoen.
Waarom is het aantal te versturen SMS-en beperkt?
Dat is een budgetkwestie. Het versturen van SMS is nog altijd niet gratis. Aangezien het mogelijk is binnen een abonnement honderden SMS-en te versturen, hebben we het totaal aantal gemaximeerd om zo de abonnementsprijzen aantrekkelijk te houden.